Le Snessii et IDC enquêtent sur la dématérialisation des documents

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Le Syndicat national des entreprises des solutions et systèmes d’information et d’impression (Snessii) a mandaté le cabinet d’études IDC pour créer un baromètre sur la thématique du passage du papier au numérique dans les PME. La première édition de ce sondage a été dévoilée le 13 octobre 2022.

Menée auprès de 160 PME françaises, cette analyse confirme la tendance observée par les adhérents du syndicat, c’est-à-dire un changement de perception vis-à-vis du papier. Les deux-tiers des entreprises interrogées estiment que leur volume d’impression baissera dans les trois années à venir, 5% pensent qu’il augmentera et 29% misent sur la stabilité. Le facteur n°1 pour justifier la baisse des impressions est la dématérialisation croissante des documents (92%), devant les considérations environnementales (71%), la recherche d’économies (60%) et le télétravail (38%). Pour limiter leurs dépenses dans le secteur, les PME agissent déjà en s’équipant d’une solution de gestion électronique de documents pour 41%, en réduisant le nombre de systèmes d’impression pour 28%, en louant leurs solutions plutôt que de les acheter pour 25%, et en ayant recours à des logiciels de travail collaboratif pour échanger des documents dématérialisés pour 25%. Près d’une PME sur cinq utilise également des produits reconditionnés ou d’occasion. Pour ces entreprises, le télétravail n’est pas significatif dans le recul de l’imprimé.

Une dématérialisation encore timide
Un deuxième volet de ce baromètre explore les efforts des PME en matière de dématérialisation de leurs documents. 67% sont conscientes qu’il existe des marges de progression dans ce domaine. 56% disent rencontrer des difficultés pour se transformer, à cause de la culture du papier et de la résistance au changement de certains collaborateurs pour 70%, du temps passé à numériser les documents pour 48%, et du volume persistant de documents reçus sous forme papier pour 39%. L’analyse révèle également le sous-équipement des PME en solutions de dématérialisation comme des workflows documentaires, des logiciels de capture, reconnaissance, nommage et classement, ou encore des chaînes de validation. Les outils que ces entreprises utilisent sont la signature électronique (60%), des solutions de gestion électronique de documents (52%), le stockage et le partage dans le cloud (53%), et le coffre-fort électronique (44%).

Quelles opportunités pour l’impression ?
Six entreprises interrogées sur dix seraient intéressées par des conseils de la part de leurs fournisseurs de solutions d’impression, notamment au sujet de l’optimisation des coûts. A titre d’exemple, l’étude montre que seules 27% des PME sont équipées d’un logiciel permettant de mettre en place une politique d’impression et de suivre son coût, et uniquement 10% envisagent d’y avoir recours. Les services managés séduisent aussi une grosse moitié de cette clientèle car peu de PME disposent de ressources en interne pour gérer l’informatique. 74% aimeraient ainsi déléguer la gestion de la dématérialisation des documents, 49% celle des applications métiers. 46% sont prêtes à faire de même pour leurs services de sécurité informatique, 44% pour leurs ordinateurs et logiciels associés, et 41% pour leurs outils de travail collaboratifs. Le Snessii souligne le besoin d’assistance des PME en termes de systèmes d’impression : 60% ne voient pas de risque particulier sur ces machines en cas de cyberattaque. Pour le président du syndicat jean-Claude Cornillet, « la mission de nos adhérents dans cette période de grande transformation digitale à laquelle vient s’ajouter une période économique compliquée, consiste à accompagner les PME dans la mise en place de nouveaux outils et services qui leur permettront de se consacrer avec plus d’efficacité à leur propre mission et à relever, comme nous, de nouveaux challenges dans leurs domaines ».

 

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