Le marché de la collaboration à l’heure du home office

Image: Pexels/Ekaterina Bolovtsov

Les nouveaux espaces de collaboration… C’était LE sujet qui allait animer le marché du bureau en 2020. Mais ça, c’était avant la pandémie Covid-19 qui a rebattu les cartes en imposant la virtualisation de la collaboration pendant plus de huit semaines. A la sortie du premier confinement, Le Papetier a interrogé les professionnels concernés pour mesurer les impacts actuels et à venir.

Dès le 16 mars 2020 et la mise en confinement de la France pour limiter la propagation du virus Covid-19, une majorité d’entreprises du tertiaire étaient contraintes de mettre leurs collaborateurs en home office. Alors que quelques semaines plus tôt, elles s’interrogeaient sur les nouveaux espaces de collaboration pour optimiser leurs locaux et l’efficacité des réunions, ces entreprises ont dû virtualiser cet espace de collaboration, et en un temps record ! Ce revirement forcé s’est manifesté par un marché de l’équipement de bureau complètement chamboulé, avec pour résultat la mise en avant de certaines familles de produits.

Mars 2020 : 15 jours pour se mettre à niveau
Mi-mars, le confinement était annoncé par le Gouvernement. Une des recommandations phares de l’État était le recours au télétravail pour tous les services où cela était possible. Des millions de salariés se sont ainsi retrouvés à accomplir leur métier depuis leurs domiciles, dont la moitié pour la première fois. Selon l’Anact (Association nationale pour l’amélioration des conditions de travail), seuls 47% avaient déjà télétravaillé auparavant. En effet, jusqu’à cet épisode, la réalité était variable : si certaines sociétés avaient déjà mis en œuvre le télétravail pour 1 ou 2 jours par semaine, d’autres y étaient complètement réfractaires. Avec la crise sanitaire, plus le choix, le home office est devenu la règle, et à plein temps ! Dès lors, les entreprises ont dû s’adapter très rapidement pour poursuivre leur activité, créant une forte demande sur certains produits, comme l’explique Sébastien Martinez, directeur de l’activité Hardware chez Fnac-Darty : « Cette nouvelle situation a imposé trois besoins du jour au lendemain, le télétravail total, la continuité pédagogique et maintenir le lien social. Pour répondre à ces besoins à la fois professionnels et personnels, nous avons observé des ventes importantes sur les PC, le premier outil de travail, mais aussi les moniteurs, les outils de saisie (souris, claviers, etc.), les webcams et les outils d’amélioration de la connexion wi-fi. Nous avons également constaté un pic sur les imprimantes et les encreurs à l’annonce de la nécessité d’avoir une attestation imprimée pour sortir. »

La pression sur l’impression
L’impression a clairement été sous pression pendant les premières semaines de la crise sanitaire, tendance qui s’est confirmée dans les mois suivants. « Ca a été le branle-bas de combat pour mettre en place le télétravail, raconte Jean-Louis Coustenoble, directeur général de JPG. Ca s’est concrétisé par une surconsommation du matériel de base pour travailler à la maison : imprimantes, cartouches d’encre, papier. Très tôt, il a été difficile de se procurer certaines références de consommables, d’autant plus qu’il n’y avait pas forcément de surstock en Europe à ce moment-là. » Que ce soit pour imprimer ses attestations, des dossiers ou les devoirs des enfants, beaucoup de foyers ont du s’équiper en imprimantes ou renouveler leur stock d’encre, impliquant des pénuries. « Dans les premières semaines du confinement, nous avons reçu des photos de rayons vides dans les magasins, s’étonne toujours Florent Charles, responsable marché grand public chez Epson. Sur avril 2020, nous augmentons nos chiffres de 30% environ, en valeur comme en volume. » Même constat chez HP : « Nous avons vu une chute brutale dans le B to B, mais une explosion de la demande domestique, de l’ordre de +150% sur certaines semaines. L’impression à la maison est venue équilibrer la baisse de l’impression professionnelle », note Philippe Chaventré, directeur d’HP France. Ce glissement des ventes du B to B vers le B to C a permis aux fabricants de mettre en valeur leurs offres de coût à la page à destination des particuliers ou des petites structures (TPE, artisans, etc.) « Les abonnements ont été multipliés par quatre », explique Philippe Chaventré. HP propose ainsi InstantInk, un programme de cinq forfaits pour recevoir ses consommables automatiquement en fonction du nombre de pages imprimées mensuellement. Epson a aussi lancé le service de livraison de consommables sur abonnement ReadyPrint en début d’année. Là encore, le système du coût à la page, bien connu des acheteurs professionnels, est adapté à une clientèle plus modeste. Nicolas Cintré, directeur marketing de Brother, dont l’offre graduelle PrintSmart est dédiée aux plus petites entreprises, analyse : « Pendant la crise, nous avons simplifié les livraisons, allégé les process… Ces services ont démontré leur utilité pour économiser du temps et de l’énergie. Il y aura donc un impact sur la création de services : les comportements vont évoluer, même en entreprises, ce qui devrait accélérer le recours aux offres MPS ».

Qui dit home office dit maison, donc il faut une imprimante compacte car le salarié n’a pas forcément la place. Il faut aussi que l’équipement soit simple à configurer et utiliser parce que le collaborateur n’a pas le support du service informatique comme au bureau. »
Florent Charles, responsable marché grand public Epson.

Ruée vers les plateformes collaboratives
Le travail à distance imposé par la crise sanitaire a bénéficié aux plateformes collaboratives. Il fallait organiser ce travail chacun chez soi mais néanmoins collectif. Pour ne pas surcharger leurs serveurs, les entreprises se sont dirigées vers les Zoom, Teams, Slack et consorts. La plupart de ces offres permettent non seulement de faire de la visio-conférence à moindre coût, mais aussi d’échanger par tchat ou de partager des documents au sein et en dehors de la société. « Teams est un portail vers une suite de productivité. Tous les outils et toute l’information sont centralisés dans une même application accessible depuis son ordinateur, un smartphone, une tablette, etc. », souligne Laurent Camus, senior product marketing manager. Ces plateformes mettent à disposition des entreprises, quelle que soit leur taille, des dispositifs cloud-audio-vidéo performants, dans des interfaces intuitives, pour des tarifs raisonnables. « Plus besoin d’un équipement complexe et onéreux. Une TPE-PME peut être connectée de manière simple et productive à partir de 13,99 euros par mois et par utilisateur. Ce faible coût a vraiment démocratisé la vidéo », remarque Loïc Rousseau, directeur de Zoom France. Ces solutions ont définitivement été adoptées pendant le confinement, et les chiffres le montrent : Zoom comptait 10 millions de participants en visio en décembre 2019, 200 millions en mars 2020, et 300 millions en avril 2020 ; Chez Teams, en avril, ce sont 75 millions d’utilisateurs quotidiens, dont les deux-tiers exploitent la plateforme au-delà de la fonction visio-conférence.

De nouveaux besoins audio et vidéo
Cette virtualisation de l’espace de collaboration a certes permis aux équipes de fonctionner pendant ces semaines particulières, mais elle a également mis en évidence de nouveaux besoins en termes d’équipement. Répétiteurs wi-fi pour s’assurer d’une bonne connexion, webcams pour une image plus qualitative lors des réunions, ou encore casques et micros qui isolent des autres ou suppriment les bruits environnants… Autant d’outils qui permettent d’optimiser le travail à la maison, de le rendre aussi efficace qu’au bureau. « Lors du premier trimestre 2020, nous avons enregistré une hausse de 34% des ventes de webcams pour PC. Les ventes de produits de collaboration vidéo ont, eux, décollé de 62%. La pandémie n’a pas changé ces tendances, elle les accélérées », constate Guillaume Lamé, directeur du B to B de Logitech France. Du côté de l’audio, « chez JPG, nous avons eu une forte demande car toute utilisation de systèmes de vidéoconférences est plus confortable avec un casque, surtout si il y a un peu de monde autour de soi. Les avantages d’un micro-casque professionnel sont la qualité d’écoute et le confort de conversation avec les micros à réduction de bruit ambiant », observe Jean-Louis Coustenoble. La demande a tellement cru en mars-avril que les fabricants ont eu du mal à y répondre. « Devant l’explosion de la demande, nous avons dû faire de la gestion de crise, c’est-à-dire prioriser les secteurs d’activité les plus urgents, les services médicaux notamment », se souvient Jean-Baptiste Pain, directeur des ventes France de Jabra. « Nous avons eu jusqu’à un mois et demi d’attente sur certaines références, confirme Fabrice Berthelot, directeur des ventes France de Poly (fusion de Plantronics et Polycom). Aujourd’hui, ce qui tire la demande, ce sont les casques audio avec micro qui se connectent sur PC et smartphones, compatibles avec les plateformes collaboratives. L’idée est d’avoir un outil unique, un casque intelligent. Une autre famille plébiscitée, ce sont les systèmes main-libre pour ceux qui n’aiment pas porter un casque. »

Un casque professionnel doit répondre à un certain nombre de normes, dont une est fondamentale : la protection acoustique. L’utilisateur ne doit pas recevoir de sons supérieurs à 85 dB, ce qui est déjà très élevé. Ce type de pics acoustiques peuvent être générés par les réseaux informatiques. Nos solutions sont conçues pour remédier à cela. »
Jean-Baptiste Pain, directeur des ventes France de Jabra.

Dupliquer le bureau à la maison ?
Informatique, impression, abonnements à une plateforme, outils audio et vidéo… Et si le bureau se dupliquait dans les locaux de l’entreprise et au domicile du salarié ? C’est une opportunité que n’excluent pas les professionnels du bureau. « Nous sommes en train de concevoir des kits packagés pour structurer l’équipement télétravail car les entreprises vont en avoir de plus en plus besoin », explique Fabrice Berthelot. Se pose également la question de l’ergonomie du poste de travail à la maison. « Nous connaissons tous quelqu’un qui après deux mois de télétravail, 7-8 heures par jour sur sa chaise de cuisine, a mal au dos, constate Jean-Louis Coustenoble. Si les entreprises ou les salariés n’investissent pas dans des outils ergonomiques, la société le paiera plus tard avec des pathologies et des arrêts de travail. La vraie difficulté en home office, c’est l’espace réduit et l’esthétique. Chez JPG, pour répondre à ces nouveaux besoins spécifiques, nous réfléchissons à faire évoluer notre assortiment en jouant davantage sur la taille, les couleurs, les finitions. » De la même manière que le caractère cosy et déco du domicile s’est invité au bureau ces dernières années, le confort et l’ergonomie du bureau peut donc s’inviter à la maison.

Quels espaces de collaboration dans le futur ?
Si le home office à 100% restera sans doute une exception en période de crise, le télétravail devrait, tout du moins dans les mois à venir, s’installer dans la vie des entreprises. De la même manière que la mobilité a modifié les habitudes de travail, la distance interroge sur le rôle des espaces de collaboration au sein des locaux professionnels. « La salle de réunion comme nous la voyions en 2019 ne sera plus la même. Nous devons lui apporter des aménagements pour travailler ensemble mais à distance », pense Jean-Baptiste Pain. La perception de l’espace de travail doit évoluer : « il ne s’agirait plus d’un poste de travail permanent mais d’un espace de réunion fluide où les employés se rendraient quand ils ont besoin d’interagir. L’IA devrait jouer un rôle important dans le développement de la visioconférence en créant des applications avec des expériences de réunion plus naturelles, contextuelles et pertinentes » pour Guillaume Lamé. Sans évoquer l’extrême solution qu’est le flex office, « il va falloir penser les réunions avec des participants physiques et virtuels. Pendant le confinement, les entreprises y étaient contraintes. Désormais il faut faire preuve de flexibilité et accepter l’hybridité présentiel/virtuel », observe Laurent Camus. Cette mixité des canaux de communication, cette alliance entre salariés présents, à distance et l’intelligence artificielle doit maintenant être prise en compte par les spécialistes du bureau pour proposer des équipements en phase avec les nouvelles exigences du marché.

Quel équipement en home office?
Un ordinateur performant selon les tâches à accomplir
Un voire deux moniteurs pour les habitués du travail multi-écrans
Un micro-casque audio professionnel adapté à un port longue-durée
Une imprimante multifonction compacte et sécurisée
Un siège ergonomique pour éviter les pathologies à long-terme

Article initialement paru dans Le Papetier de France n°841 Juin-Juillet 2020.

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